Qu’est-ce qu’un document administratif ?

Par principe, tout document produit ou reçu par l’administration est un document administratif.

Celui-ci peut revêtir de nombreuses formes (notes, rapports, études, comptes rendus, guides, vade-mecum, attestation...) et adopter de nombreux supports (écrit, enregistrement vidéo, enregistrement sonore, image, infographie). Le document administratif doit avoir été conçu dans le cadre d’une mission de service public accomplie par des personnes de droit public ou privé.

Quels sont les documents déposés par les administrations publiques ?

Depuis la promulgation de la loi pour une République numérique du 7 octobre 2016, les administrations publiques ont, dans une logique d’ouverture par défaut et dans le cadre d’une mission de service public, l’obligation de communiquer et de diffuser les documents qu’elles produisent ou reçoivent dans un format numérique ouvert et réutilisable dès lors que :

  • ces contenus existent sous forme électronique
  • ces contenus présentent un intérêt économique, social, sanitaire ou environnemental.

Quelques exceptions

Si le législateur a fait de la mise à disposition des documents administratifs la règle, certaines exceptions sont prévues.

Ne sont pas communicables

  • les avis du Conseil d’État et des juridictions administratives
  • les documents de la Cour des comptes et de ses chambres régionales (articles L141-3, L241-1 et L241-4 du Code des juridictions financières)
  • les documents élaborés ou détenus par l’Autorité de la concurrence dans le cadre de l’exercice de ses pouvoirs d’enquête, d’instruction et de décision
  • les documents élaborés ou détenus par la Haute Autorité pour la transparence de la vie publique (article 20 de la loi n° 2013-907 du 11 octobre 2013)
  • les documents préalables à l’élaboration du rapport d’accréditation des établissements de santé (article L6113-6 du Code de la santé publique)
  • les documents préalables à l’accréditation des personnels de santé prévue (article L1414-3-3 du Code de la santé publique)
  • les rapports d’audit des établissements de santé (article 40 de la loi n° 2000-1257 du 23 décembre 2000)
  • les documents réalisés en exécution d’un contrat de prestation de services exécuté pour le compte d’une ou de plusieurs personnes déterminées.

Documents relatifs

  • au secret des délibérations du Gouvernement et des autorités responsables relevant du pouvoir exécutif - au secret de la défense nationale - à la conduite de la politique extérieure - à la sureté de l’État ; à la sécurité publique, à la sécurité des personnes ou à la sécurité des SI des administrations - à la monnaie et au crédit public
  • au déroulement des procédures engagées devant les juridictions ou d’opérations préliminaires à de telles procédures, sauf autorisation donnée par l’autorité compétente
  • à la recherche et à la prévention, par les services compétents, d’infractions de toute nature
  • sous réserve de l’article L124-4 du Code de l’environnement, aux autres secrets protégés par la loi.

Documents qui porteraient atteinte

  • à la protection de la vie privée
  • au secret médical
  • au secret des affaires.

Documents qui porteraient une appréciation ou un jugement de valeur

  • sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable.

Documents dont la diffusion porterait atteinte à des droits de propriété intellectuelle.

Le cas particulier des textes à portée juridique

Les documents diffusés sur documentation-administrative.gouv.fr ne sont pas source du droit. Ce point exclut de fait les décrets, arrêtés et autres conventions de gestion dont la publication et la diffusion sont assurées, entre autres, soit par les "bulletins officiels" des ministères, soit par Légifrance.

Le cas particulier des documents comportant des données à caractère personnel

Par principe, la diffusion d'un document administratif comportant des données à caractère personnel est interdite. Ces contenus relèvent du secret de la vie privée. Ainsi, pour être publié, le document administratif doit faire l'objet d'un "traitement", d'une "action" rendant impossible l'identification des personnes citées.

Le législateur a néanmoins prévu 3 exceptions permettant de rendre public des documents administratifs sans anonymisation préalable :

  1. les personnes concernées ont donné leur accord
  2. une disposition législative particulière autorise la publication
  3. les contenus entrent dans une des 9 catégories de documents (cf. tableau "infra") pouvant être rendus publics sans anonymisation. D'une manière générale, ces documents sont "nécessaires à l’information du public", "précisent les conditions d’organisation de l’administration" et sont en lien avec l’exercice d’une mission de service public.

9 catégories de documents pouvant être diffusés sur documentation-administrative.gouv.fr sans anonymisation préalable

1. Les documents nécessaires à l'information du public relatifs aux conditions d'organisation de l'administration, notamment les organigrammes, les annuaires des administrations et la liste des personnes inscrites à un tableau d'avancement ou sur une liste d'aptitude pour l'accès à un échelon, un grade ou un corps ou cadre d'emplois de la fonction publique
2. Les documents nécessaires à l'information du public relatifs aux conditions d'organisation de la vie économique, associative et culturelle, notamment le répertoire national des associations et le répertoire des entreprises et de leurs établissements
3. Les documents nécessaires à l'information du public relatifs aux conditions d'organisation et d'exercice des professions réglementées et des activités professionnelles soumises à la règlementation, notamment celles relatives à l'exercice des professions de notaire, avocat, huissier de justice et architecte
4. Les documents nécessaires à l'information du public relatifs à l'enseignement et la recherche et notamment les résultats obtenus par les candidats aux examens et concours administratifs ou conduisant à la délivrance des diplômes nationaux
5. Les documents nécessaires à l'information du public relatifs aux conditions d'organisation et d'exercice des activités sportives
6. Les documents nécessaires à l'information du public relatifs aux conditions d'organisation et d'exercice de la vie politique, notamment le répertoire des élus, à l'exception des informations prévues au 2° du I de l'article 5 du décret n° 2014-1479 du 9 décembre 2014 relatif à la mise en œuvre de deux traitements automatisés de données à caractère personnel dénommés "Application élection" et "Répertoire national des élus"
7. Les documents nécessaires à l'information du public relatifs aux conditions d'organisation et d'exercice des activités touristiques
8. Les documents nécessaires à l'information du public relatifs aux activités soumises à des formalités prévues par des dispositions législatives ou réglementaires notamment, en matière d'urbanisme, d'occupation du domaine public et de protection des données à caractère personnel
9. Les documents administratifs conservés par les services publics d'archives et les autres organismes chargés d'une mission de service public d'archivage :
a) lorsqu'ils sont librement communicables en application des articles L213-1 et L213-2 du Code du patrimoine, sauf lorsqu'ils comportent des données mentionnées au I de l'article 8 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 ou des données relatives aux condamnations pénales, aux infractions ou aux mesures de sûreté connexes au sens de l'article 9 de la même loi ;
b) lorsqu'ils comportent des données mentionnées au I de l'article 8 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 ou des données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales, aux infractions ou aux mesures de sûreté connexes au sens de l'article 9 de la même loi, à l'expiration d'un délai de 100 ans calculé à compter de la date des documents, sauf si le délai de communicabilité fixé par le Code du patrimoine est plus long. Dans ce cas, c'est ce dernier délai qui s'applique ;
c) lorsqu'ils sont librement communicables en application des articles L213-1 et L213-2 du Code du patrimoine, les instruments de recherche décrivant les fonds d'archives, sauf s'ils comportent des données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales, aux infractions ou aux mesures de sûreté connexes au sens de l'article 9 de la loi du 6 janvier 1978 précitée. Dans ce cas, ils peuvent être publiés à l'issue d'un délai de 100 ans à compter de la date des documents décrits par l'instrument de recherche.
Les archives publiques et les instruments de recherche qui les décrivent peuvent être publiés avant l'expiration des délais ci-dessus sur autorisation de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

 Source : décret n° 2018-1117 du 10 décembre 2018.